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Mehr Bürgernähe - Bessere Arbeitsabläufe - Das neue Infobüro im Jugendamt war eine gute Idee des Teams

26.08.2004 Von: Pressestelle Vogelsbergkreis

Verbesserungsvorschlag brachte sehr gute Effekte:

Bürger-Infobüro im

Jugendamt erfolgreich

Landrat Marx dankt dem Team für „Innovation, Kreativität

und Verlässlichkeit“ – Kinder-Spieleecke als „Dankeschön“

VOGELSBERGKREIS ( ). „Mitdenkende und innovative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für eine gut funktionierende Verwaltung unverzichtbar.“ Mit diesen Worten wandte sich kürzlich Landrat Rudolf Marx an das Team des Amtes für Jugend, Familie und Sport in Lauterbach und dankte für gezeigtes herausragendes Engagement. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten einen Verbesserungsvorschlag gemacht – dieser wurde geprüft, in die Praxis umgesetzt und hat sich nun nach etwa acht Monaten „klar bewährt“, so Amtsleiter Josef Wanke. Die Rede ist vom „Bürger-Infobüro“ im Erdgeschoss des Jugendamtes in der Gartenstraße 31 in Lauterbach.

Das Jugendamt hat täglich viele Kundinnen und Kunden. Daher dient das neue Infobüro mit der Telefonnummer 06641 / 977-410 als zentrale Anlaufstelle im Eingangsbereich sowohl einer verbesserten Kundenorientierung als auch einer Optimierung der internen Verwaltungsabläufe, sozusagen als „Bündelungsstelle“. Nach den Worten von Landrat Marx konnte durch den Verbesserungsvorschlag des Jugendamts-Teams erreicht werden, dass ein- und ausgehende Besucher nun besser geleitet werden können und gezieltere Auskünfte über die Anwesenheit und Erreichbarkeit der einzelnen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter gegeben werden können. Anträge und Broschüren sind ebenfalls dort kompakt vorrätig.

Das Infobüro ist auch telefonische Bündelungsstelle für Kollegen und Kolleginnen, die außer Haus sind. Das heißt: Kunden, die einen bestimmten Sachbearbeiter telefonisch nicht erreichen, „landen“ per Rufumleitung bei der gut informierten Kollegin bzw. Kollegen im Infobüro. Dies sei einer Weiterleitung an einen mechanischen Anrufbeantworter deutlich vorzuziehen, betonte Landrat Marx.

Ein verlässlicher Dienstplan regelt die „rotierende“ Besetzung des Infobüros im Wechsel durch alle 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus 15 Sachgebieten des Jugendamtes, täglich in der Zeit der üblichen Sprechstunden von acht bis 12 Uhr. Es sei nun eine Entlastung in den Abläufen eingetreten, die Vorgänge seien sowohl intern als auch extern transparenter geworden, die Arbeitseffektivität sei gestiegen und gleichzeitig – und darauf komme es vor allem an – die Kundenfreundlichkeit gesteigert worden. Auch bei der beabsichtigten Anbindung des Jugendamts-Trakts an das zurzeit im Bau befindliche neue Hauptgebäude mit zentralem Eingangsbereich behalte das Infobüro weiter seine bürgerfreundliche Berechtigung, betonten Marx und Wanke.

Zum Dank für den „praxistauglichen Vorschlag“ überreichte der Landrat dem Jugendamts-Team für seine Spiel- und Warteecke einige kindgerechte neue Ausstattungsgegenstände, um deren Auswahl sich die Kolleginnen Stephanie Post und Claudia Pelinka besonders bemüht hatten.

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Eine Verbesserung der Spieleecke als Dank des Landrats für einen Verbesserungsvorschlag des Jugendamts-Teams – Unser Bild zeigt Landrat Rudolf Marx (Zweiter von rechts) mit (von links) den Jugendamtsmitarbeitern Helmut Benner, Rainer Gröger und Hans-Georg Schmidt-Fragnon, die stellvertretend für alle 30 Kolleginnen und Kollegen dem Landrat die Ablaufverbesserungen erläuterten.

Bild: Vogelsbergkreis